Primeiros passos
Este capítulo acompanha o percurso desde a primeira entrada no sistema até a propriedade configurada e apta a receber uma reserva. Se você acabou de receber seu acesso, recomendamos iniciar a leitura por aqui.
Entrar no sistema
O UsHost é executado inteiramente no navegador, o que dispensa qualquer instalação nos computadores da propriedade. No momento em que o acesso é criado, você recebe por e-mail o endereço do sistema e uma senha para a primeira entrada.
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Abra o endereço do sistema
É o link enviado por e-mail no momento do convite. Recomendamos salvá-lo nos favoritos do navegador, já que ele será o ponto de entrada diário.
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Informe o e-mail e a senha
O e-mail a ser informado é o mesmo endereço em que você recebeu o convite de acesso.
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Clique em Entrar
Quando a senha recebida for provisória, o sistema solicita a criação de uma senha definitiva antes de liberar o acesso. A partir desse momento, apenas a nova senha é aceita.
O sistema ainda não dispõe de recuperação automática de senha. Nesse caso, o responsável pela administração da propriedade gera uma senha provisória em Sistema › Usuários. Essa senha é exibida uma única vez na tela de quem a gerou. Se a janela for fechada antes da cópia, será necessário gerar outra.
O sistema está disponível em português, inglês e espanhol, e a escolha do idioma vale por usuário: alterar o seu idioma não altera o dos demais integrantes da equipe. O seletor fica na barra superior e também está presente na própria tela de entrada.
A tela por dentro
Todas as telas do UsHost compartilham a mesma estrutura: o menu à esquerda e a barra superior no alto da página. O conteúdo central é a única parte que muda conforme o módulo em uso.
| № | Área | Para quê |
|---|---|---|
| 1 | Menu lateral | Reúne os módulos do sistema, organizados em seções. |
| 2 | Busca | Localiza telas, reservas, hóspedes e quartos a partir de um único campo. |
| 3 | Idioma | Português, inglês ou espanhol, conforme a preferência de cada usuário. |
| 4 | Tema | Alterna a exibição entre o modo claro e o modo escuro. |
| 5 | Notificações | Avisos do sistema, como reserva nova, mensagem de hóspede e alerta de integração. |
| 6 | Seu perfil | Dados pessoais, plano contratado, assistente de configuração e tour do sistema. |
O menu e suas seções
O menu está organizado em seções, entre elas Hospedagem, Governança, Comunicação e Financeiro. Ao clicar no nome de uma seção, a lista de telas correspondente é aberta ou recolhida, e o sistema preserva a configuração escolhida para os próximos acessos.
Cada pessoa visualiza apenas os módulos permitidos pelo seu perfil de acesso e apenas os add-ons contratados pela propriedade, como PDV, Frigobar, Estoque, Marketing, Telefonia e Hotspot. Um menu mais curto que o apresentado neste manual costuma indicar essa diferença de permissões ou de contratação, e não uma falha do sistema.
A busca do topo
A busca é o caminho mais direto para chegar a uma informação, pois dispensa saber previamente em qual tela ela está registrada. Basta digitar o termo desejado. O atalho de teclado é Ctrl + K, e em computadores Mac, ⌘ + K.
| Ela localiza | A partir de |
|---|---|
| Telas e relatórios | Nome da tela ou da seção. O termo "pdv", por exemplo, retorna Pontos de venda, Comandas, Mesas e Cardápio |
| Reservas | Localizador, inclusive parcial, ou nome do hóspede |
| Hóspedes | Nome, e-mail ou telefone |
| Quartos | Número, nome ou tipo |
| Comandas do PDV | Número da comanda, cliente avulso ou mesa |
| Conversas | Assunto ou nome do contato |
CPF e passaporte do hóspede não são localizados pela busca. Por se tratar de dado pessoal sensível, esses campos são armazenados de forma criptografada, o que impede a comparação por texto. Para consultar por documento, utilize a listagem de Hóspedes. Cobranças e notas fiscais também não aparecem nos resultados: o acesso a elas é feito pela conta da reserva.
O menu do seu perfil
Clique sobre o seu nome, no canto superior direito da tela. Além dos dados pessoais e das informações do plano contratado, é nesse menu que estão disponíveis os dois recursos de apoio ao usuário.
Deixar a propriedade pronta para operar
Uma conta recém-criada não possui nenhum cadastro. Sem tipo de quarto não há produto a ser vendido, sem quarto não é possível realizar check-in e sem tarifa não há preço a aplicar. O assistente de configuração reúne esses cadastros iniciais em um único fluxo, de modo que você não precise identificar por conta própria a ordem correta das etapas.
Do primeiro acesso à propriedade em operação. A opção Agora não não descarta nada: o assistente permanece disponível no menu do perfil.
O convite do primeiro acesso
O responsável por uma propriedade ainda não configurada recebe o convite logo após a entrada no sistema. Esse convite é apresentado uma única vez por propriedade, de forma que a opção Agora não é uma resposta válida e não implica novas solicitações.
Quem administra uma rede de propriedades recebe uma única pergunta, acompanhada da lista das propriedades pendentes e de caixas de seleção. Todas nascem marcadas, e você desmarca as que preferir configurar em outro momento. As propriedades selecionadas formam uma fila: o assistente conduz a configuração de uma por vez, indicando no topo da tela a posição atual, como em "Propriedade 2 de 3".
Os sete passos
| Passo | O que você informa | Precisa? |
|---|---|---|
| Dados da propriedade | Moeda, horários de check-in e check-out, um contato e o endereço completo. | Sim |
| Tipos de quarto | As categorias oferecidas ao hóspede, como Standard, Luxo e Suíte, com a ocupação de cada uma. | Sim |
| Quartos | A numeração das unidades, criada em lote: ao informar a faixa 101-120, os vinte quartos são cadastrados de uma só vez. | Sim |
| Tarifas | O valor da diária de cada tipo de quarto. | Sim |
| Caixa | O nome do caixa da recepção, utilizado para abrir turno e registrar pagamentos. | Recomendado |
| Motor de reservas | As regras de reserva e de estadia, além da descrição exibida ao hóspede na página pública. | Recomendado |
| Equipe | Nome, e-mail e perfil de acesso das pessoas que utilizarão o sistema. | Recomendado |
A cor apresentada na trilha indica a situação de cada passo: verde, acompanhado de ✓, para o que já está concluído, laranja para o que ainda impede a operação e cinza para os passos recomendados. O assistente abre sempre no primeiro passo pendente, de modo que cadastros já realizados não são reapresentados.
As informações só são gravadas ao concluir
Este é um ponto que costuma gerar dúvida no primeiro uso: as etapas apenas coletam as informações. Cada tipo de quarto, lote de quartos, caixa ou pessoa adicionada é incluído em uma lista identificada como Será criado ao concluir, com opção de remoção. Retirar um item dessa lista não desfaz cadastro algum, uma vez que nada foi gravado até esse momento.
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Preencha os passos na ordem que preferir
O botão Concluir é habilitado assim que os quatro passos obrigatórios estiverem válidos. Os recomendados podem permanecer em branco.
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Clique em Concluir
Um resumo apresenta exatamente o que será criado, como "2 tipo(s) de quarto: Standard, Luxo" e "16 quarto(s)". Passos que não foram preenchidos não constam do resumo.
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Confirme a criação
Todos os cadastros são gravados em uma única operação. Caso qualquer parte falhe, nenhuma informação é gravada e a mensagem apresentada identifica o passo recusado, o que evita que a propriedade fique parcialmente configurada.
O assistente mantém o preenchimento em andamento no seu navegador, separado por propriedade. Fechar a aba, mudar de tela ou retomar a configuração no dia seguinte não implica perda das informações já digitadas. Antes de sair com um preenchimento em aberto, o sistema ainda oferece a opção Continuar preenchendo.
Passos que o seu perfil de acesso não autoriza aparecem bloqueados e acompanhados da devida explicação, em vez de serem omitidos da lista. Dessa forma, você identifica com antecedência o que precisa solicitar ao responsável pela propriedade.
Depois de concluir
A propriedade já está apta a operar. O sistema apresenta, então, os itens que ficaram fora dos passos obrigatórios, uma vez que nenhum deles impede o início da operação:
Trata-se de uma sugestão, e não de uma exigência: a opção Deixar para depois conduz ao sistema e é um caminho perfeitamente válido. Enquanto houver passo obrigatório pendente, o aviso permanece no seu perfil, representado por um ponto laranja sobre o avatar e pelo contador em Primeiros passos. O aviso é retirado automaticamente quando o último pendente for concluído, inclusive nos casos em que a configuração for feita fora do assistente.
O tour guiado
O tour é composto por dez paradas curtas que atuam sobre a própria tela, em vez de apenas indicá-la: ele abre uma seção do menu, alterna o tema, cria um aviso de exemplo e exibe o seletor de idioma, revertendo todas essas alterações ao ser encerrado. O acesso é feito pela opção Conheça o sistema, no menu do perfil, e a saída pode ocorrer ao final da sequência, pelo botão de fechar, pela tecla Esc ou com um clique fora da área destacada.
A notificação de exemplo existe somente na sua tela e apenas durante aquela sessão. Ela não é registrada no servidor e é descartada com o comando Marcar todas como lidas.
Quando algo deste manual não aparece para você
Divergências entre o manual e a sua tela costumam ter uma destas três explicações, nenhuma delas relacionada a falha do sistema:
| Situação | Por quê | O que fazer |
|---|---|---|
| Falta um módulo inteiro no menu | O seu perfil de acesso não contempla esse módulo, ou a propriedade não contratou o add-on correspondente. | Consulte o responsável pela administração da propriedade. |
| A tela abre, mas falta um botão | O perfil permite a consulta, porém não autoriza a criação ou a edição de registros. | Solicite a permissão a quem administra a propriedade. |
| Você visualiza outra propriedade | Usuários com acesso a mais de uma propriedade escolhem qual delas está sendo exibida, pelo seletor da própria tela. | Altere a propriedade no filtro localizado no alto da tela. |
Por onde seguir
Com a propriedade configurada, a sequência natural da leitura é o módulo de hospedagem, que trata da criação da reserva, do check-in e do fechamento da conta do hóspede. O assistente e o tour permanecem disponíveis no menu do seu perfil para consulta a qualquer momento.